第1　国立大学法人東京工業大学における大学教員の個人評価に関する個人情報の管理については，法令又は別に定めるもののほか，この取扱いの定めるところによる。

(定義)

第2　この取扱いにおいて「大学教員」とは，国立大学法人東京工業大学に勤務する教授，准教授，講師及び助教をいう。

第3　この取扱いにおいて「部局」とは，各学院，リベラルアーツ研究教育院，科学技術創成研究院，国際先駆研究機構(各先駆研究組織を除く。)，各先駆研究組織，各共通教育組織，各共通支援組織，未来社会DESIGN機構及び各企画立案執行組織をいい，「部局長」とは，その長をいう。

第4　この取扱いにおいて「大学教員の個人評価に関する個人情報」とは，部局から企画・国際部企画・評価課(以下「企画・評価課」という。)に提出された大学教員の個人評価書及び付随するデータのうち，個人情報が含まれるもの(以下「評価書等」という。)をいう。

(管理体制)

第5　評価書等の保護管理者等は，次の各号に掲げる者をもって充て，それぞれの業務を行うものとする。

一　保護管理者

評価を担当する理事・副学長とする。保護管理者は評価書等の保有個人情報を適切に管理する。

二　保護担当者

企画・評価課長とする。保護担当者は，保護管理者を補佐し，評価書等の管理に関する事務を担当する。

(利用目的の特定)

第6　国立大学法人東京工業大学個人情報保護規程(令和4年規程第7号)第4条第1項の規定に基づく評価書等の利用目的は，「中期目標の実現に資するための施策データ(以下「施策データ」という。)」の作成に特定する。

(利用の制限)

第7　保護管理者は，前項の規定に基づき評価書等の利用に際して，当該部局長と協議の上，個人の権利利益を不当に侵害するおそれのない範囲内において，これを利用するものとする。

(アクセス権)

第8　評価書等のアクセス権限を有する者は，保護管理者及び当該部局長とする。

(管理)

第9　保護担当者は，個人情報の盗難，紛失等を防止するため，保護管理者の指示に従い，評価書等及び施策データを保管する室及び耐火金庫の施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第10　保護管理者は，評価書等が不要となった場合は，当該部局長と協議の上，国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程(平成17年規程第6号。以下「管理規程」という。)第15条の規定に基づき，廃棄等の処理を行う。

(評価書等管理簿)

第11　保護担当者は，評価書等の保有，安全性確保の措置及び利用等の主要事項を記録した評価書等管理簿を作成し，管理する。

(暗号化)

第12　保護管理者は，管理規程第24条の規定に基づき，提出された評価書等の電子媒体について暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(バックアップデータ)

第13　保護管理者は，評価書等の分散管理が必要と判断した場合は，管理規程第26条の規定に基づき，バックアップデータを作成するものとする。

(外部委託)

第14　バックアップデータの管理を外部委託する場合は，管理規程第38条の規定に基づき，個人情報を適切に管理できる業者を選定するとともに，契約に当たっては，契約書のほか，委託先における責任者等の管理体制，個人情報の管理状況についての検査に関する事項等を書面で確認するものとする。

(部局における評価書等の管理等)

第15　各部局における評価書等の管理等は，次の各号に掲げるとおりとする。

一　各部局で作成した評価書等は，評価実施後速やかに企画・評価課に提出し，それ以降原則として当該部局での管理は行わない。

二　部局長が，企画・評価課で管理する当該部局に所属する教員の評価書等を利用する場合は，利用目的を明示の上，保護管理者に申し出るものとする。

(その他)

第16　この取扱いに定めるもののほか，必要な事項は学長が別に定める。

附則

附則(平22.4.2)

附則(平25.6.21)

附則(平27.3.6)

附則(平28.3.18)

附則(平29.3.17)

附則(令2.2.21)

附則(令3.3.19)

附則(令4.3.18)