○国立大学法人東京工業大学特定個人情報管理規程
平成28年1月8日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 保有特定個人情報の管理体制(第4条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 保有特定個人情報の取扱い(第9条―第15条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第16条―第30条)
第6章 保有特定個人情報を取り扱う区域等の安全管理(第31条―第33条)
第7章 保有特定個人情報の業務委託等(第34条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第35条・第36条)
第9章 監査及び点検の実施(第37条)
第10章 関係省庁との連携(第38条)
第11章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び国立大学法人東京工業大学個人情報保護規程(令和4年規程第7号。以下「保護規程」という。)第23条第6項の規定に基づき，国立大学法人東京工業大学(以下「大学」という。)の保有する個人情報のうち，特定個人情報の適正な管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「本人」とは，個人番号によって識別される特定の個人をいう。
2 この規程において「保有特定個人情報」とは，特定個人情報をその内容に含む保有個人情報をいう。
(利用範囲等)
第3条 大学は，番号法第9条第4項の規定に基づき，次の各号に掲げる事務を行うために必要な限度で個人番号を利用するものとする。
一 職員等(派遣労働者を除く。以下この項において同じ。)に係る個人番号関係事務
イ 給与所得及び退職所得の源泉徴収事務
ロ 国家公務員共済組合の届出・申請事務
ハ 健康保険及び厚生年金保険の届出・申請事務
ニ 労働保険の届出・申請事務
ホ 財産形成住宅貯蓄及び年金貯蓄の届出・申請事務
二 職員等の配偶者に係る個人番号関係事務
イ 国民年金の第3号被保険者の届出事務
三 職員等以外の個人に係る個人番号関係事務
イ 給与所得の源泉徴収事務
ロ 報酬及び料金等の支払調書作成事務
ハ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
ニ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
ホ 高等学校等就学支援金の支給に係る事務
2 大学は，前項各号に掲げる事務を行うために必要とする場合に限り，個人番号の収集及び保管を行うものとする。
第2章 保有特定個人情報の管理体制
(総括保護管理責任者)
第4条 大学に，総括保護管理責任者を1人置き，国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程(平成17年規程第6号。以下「管理規程」という。)第3条第1項に規定する総括保護管理者をもって充てる。
2 総括保護管理責任者は，保有特定個人情報の管理に関する事務を総括する。
(事務取扱責任者及び事務取扱担当者等)
第5条 管理規程第4条第1項に規定する個人データ等を取り扱う部局等のうち，第3条に定める個人番号を取り扱う事務(以下「特定個人情報取扱事務」という。)を行う各課(以下「管理部署」という。)に，事務取扱責任者を1人置き，当該管理部署の長をもって充てる。
2 事務取扱責任者は，当該管理部署における保有特定個人情報の適切な管理を確保する。
3 事務取扱責任者は，前項の管理の確保にあたり，保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合，当該情報システムの管理者と連携するものとする。
4 管理部署に，特定個人情報取扱事務に従事する職員として事務取扱担当者を置く。
5 事務取扱担当者は，特定個人情報取扱事務に従事するほか，事務取扱責任者を補佐し，各管理部署における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当する。
6 事務取扱担当者は，総括保護管理責任者及び事務取扱責任者の指示に従い，保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
8 前項に定めるもののほか，総括保護管理責任者は，業務上やむを得ないと認める場合に限り，各管理部署の職員を当該管理部署における事務取扱担当者として期限を定めて置くことができる。
9 事務取扱担当者以外の職員等は，特定個人情報取扱事務に従事してはならない。
10 総括保護管理責任者，事務取扱責任者及び事務取扱担当者は，番号法，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)，特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号)，特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)，保護規程及びこの規程を遵守する。
(監査責任者)
第6条 大学に，監査責任者を1人置き，学長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は，保有特定個人情報の管理の状況について監査する。
(運営協議会)
第7条 大学は，特定個人情報取扱事務に係る運営上必要な事項の決定，連絡及び調整等を行うため，特定個人情報運営協議会(以下「協議会」という。)を置く。
2 協議会は，次に掲げる者をもって組織する。
一 事務局長
二 事務取扱責任者
三 総務部総務課長及び研究推進部情報基盤課長
四 その他委員長が必要と認めた者
3 協議会に委員長を置き，事務局長をもって充てる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理責任者及び事務取扱責任者は，事務取扱担当者に対し，特定個人情報の取扱いについて理解を深め，特定個人情報の保護及び管理に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理責任者は，保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有特定個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理責任者は，事務取扱責任者に対し，管理部署の現場における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 事務取扱責任者は，事務取扱担当者に対し，保有特定個人情報の適切な管理のために総括保護管理責任者の実施する教育研修その他の教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 保有特定個人情報の取扱い
2 事務取扱担当者は，前項により本人から個人番号の提供を受けるときは，本人であることを確認するための措置を講じなければならない。
(アクセス制限)
第10条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報にアクセスする権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を，当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない事務取扱担当者は，保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 事務取扱担当者が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても，事務取扱責任者は，次の各号に掲げる行為を行うことができる場合を限定し，事務取扱担当者は，事務取扱責任者の指示に従い行う。
一 保有特定個人情報の複製
二 保有特定個人情報の送信
三 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
四 その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 事務取扱担当者は，保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合は，事務取扱責任者の指示に従い，訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第13条 事務取扱担当者は，事務取扱責任者の指示に従い，保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行う。
(廃棄等)
第14条 事務取扱担当者は，保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，事務取扱責任者の指示に従い，速やかに当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有特定個人情報の取扱状況の記録)
第15条 事務取扱責任者は，台帳等を整備して，保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第16条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第24条を除く。)において同じ。)にパスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 事務取扱責任者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第17条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 事務取扱責任者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第18条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため，保有特定個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定し，及び当該設定を定期的に確認する等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第19条 事務取扱責任者は，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第21条 事務取扱責任者は，不正プログラムによる保有特定個人情報の漏えい，滅失又は毀損の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第22条 事務取扱担当者は，保有特定個人情報について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 事務取扱責任者は，事務取扱担当者が前項の処理を行う場合，随時，消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第23条 事務取扱責任者は，必要に応じて保有特定個人情報の暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は，前項の規定により事務取扱責任者が講じた措置を踏まえて，保有特定個人情報を処理し，必要に応じて適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第24条 事務取扱担当者は，情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認，既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第25条 事務取扱責任者は，必要に応じてバックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第26条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第27条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第28条 事務取扱責任者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は，事務取扱責任者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 事務取扱担当者は，端末の使用に当たっては，保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第30条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報の漏えい，滅失又は毀損の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体(以下「外部電磁的記録媒体」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
第6章 保有特定個人情報を取り扱う区域等の安全管理
(情報システム室等の安全管理)
第31条 大学は，保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，事務取扱責任者は，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等及びカメラ等の映像撮影機器の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また，保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合において，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずる。
2 事務取扱責任者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 事務取扱責任者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
4 事務取扱責任者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講ずる。
5 事務取扱責任者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(保有特定個人情報を取り扱う区域)
第32条 大学は，保有特定個人情報の情報システムへの入力及び情報システムからの出力その他の特定個人情報取扱事務を行う区域として，大岡山地区及び田町地区にマイナンバー入力室(以下「入力室」という。)を設置するものとする。
2 事務取扱責任者は，入力室における保有特定個人情報の情報漏えい等を防止するため，前条各項の措置に準じた措置を講ずるものとする。
3 大学は，すずかけ台地区の管理部署に，当該管理部署で行う特定個人情報取扱事務のうち，個人番号の収集に関する事務のみを行う区域を定めることができる。この場合において，当該管理部署の事務取扱責任者は，保有特定個人情報の情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(保有特定個人情報を移動する場合の漏えい等の防止)
第33条 大学は，次の各号に掲げる場所へ移動させる場合を除き，保有特定個人情報(保有特定個人情報を含む書類又は媒体等を含む。)を移動させることができない。
一 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合における当該外部委託先
二 行政機関等への届出書等の提出等をする場合における当該行政機関等
三 情報システム室等及び入力室
一 保有特定個人情報が記録された電子媒体を安全に移動するための措置
イ 移動させる電子媒体の暗号化
ロ 移動させる電子媒体のパスワードによる保護
ハ 施錠できる搬送容器の使用
ニ 追跡可能な移送手段の利用
二 保有特定個人情報が記載された書類等を安全に移動するための措置
イ 封緘，目隠しシールの貼付け
ロ 追跡可能な移送手段の利用
第7章 保有特定個人情報の業務委託等
(業務の委託等)
第34条 事務取扱責任者は，保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合，保有特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講ずる。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，保有特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一 保有特定個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
二 事業所内からの保有特定個人情報の持ち出しの禁止
三 保有特定個人情報を取り扱う業務従事者の範囲並びに業務従事者に対する監督及び教育に関する事項
四 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。)の禁止に関する事項
五 保有特定個人情報の複製等の制限に関する事項
六 保有特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応及び責任に関する事項
七 委託終了時における保有特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
八 契約内容の遵守状況についての報告の義務
九 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
2 事務取扱責任者は，保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合，委託の内容に応じて，委託先における管理体制及び実施体制や保有特定個人情報の管理の状況について，少なくとも年1回以上，原則として実地検査により確認する。
3 事務取扱責任者は，保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合，労働者派遣契約書に秘密保持義務等の保有特定個人情報の取扱いに関する事項が明記されるよう必要な措置を講ずる。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第35条 事務取扱担当者が関係法令，本規程等に違反し，若しくは違反するおそれがある場合又は保有特定個人情報の漏えい，滅失若しくは毀損その他の保有特定個人情報の安全確保の上で問題となる事案若しくは問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に，その事案等を認識した職員等は，直ちに当該保有特定個人情報を管理する事務取扱責任者に報告し，その指示に従わなければならない。
2 前項の報告を受けた事務取扱責任者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う(職員等に行わせることを含む。)ものとする。
3 事務取扱責任者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理責任者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理責任者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告する。
5 総括保護管理責任者は，事案の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，関係省庁に対し，速やかに情報提供を行う。
6 事務取扱責任者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第36条 総括保護管理責任者は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
2 総括保護管理責任者は，公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，速やかに関係省庁に情報提供を行う。
第9章 監査及び点検の実施
2 事務取扱責任者は，各管理部署における保有特定個人情報の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保護管理責任者に報告する。
3 総括保護管理責任者及び事務取扱責任者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずる。
第10章 関係省庁との連携
(関係省庁との連携)
第38条 大学は，「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ，関係省庁と緊密に連携して，その保有する特定個人情報の適切な管理を行う。
第11章 雑則
(雑則)
第39条 この規程に定めるもののほか，大学が保有する特定個人情報の管理に関し必要な事項は，別に定める。
附則
この規程は，平成28年1月8日から施行する。
附則(平28.4.8程30)
この規程は，平成28年4月8日から施行し，改正後の国立大学法人東京工業大学特定個人情報管理規程の規定は，平成28年4月1日から適用する。
附則(平30.9.21程16)
この規程は，平成30年10月1日から施行する。
附則(平31.3.15程11)
この規程は，平成31年4月1日から施行する。
附則(令元.5.10程1)
この規程は，令和元年5月10日から施行する。
附則(令3.3.19程10)
この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附則(令5.9.15程15)
この規程は，令和5年9月15日から施行する。
別表(第5条関係)
管理部署 | 事務取扱担当者 | 特定個人情報取扱事務 |
総務部人事課 | すずかけ台人事グループ職員 | 第3条第1項第1号ニに定める事務 |
給与グループ職員 | 第3条第1項第1号イ，同条同項第3号イ，ロ，ハ及びニに定める事務 | |
福利厚生グループ職員 | 第3条第1項第1号ロ，ハ，ニ及びホ並びに同条同項第2号イに定める事務 | |
財務部経理課 | 旅費支援グループ職員 | 第3条第1項第3号イ及びロに定める事務 |
財務部契約課 | 大岡山契約管理グループ職員 大岡山第1契約グループ職員 大岡山第2契約グループ職員 | 第3条第1項第3号ロ，ハ及びニに定める事務 |
学務部附属科学技術高等学校業務推進課 | 教務・図書グループ職員 | 第3条第1項第3号ホに定める事務 |
事務取扱担当者は，上記のほか，第3条第2項に掲げる事務を行う。 | ||