2　この要項において「保護者等」とは，学校教育法(昭和22年法律第26号)第16条に規定する保護者その他申請者の就学に要する経費を負担すべき者として，高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行令(平成22年政令第112号)第1条第1項で定める者をいう。

3　この要項において「課税証明書等」とは，高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行規則(平成22年文部科学省令第13号。以下「規則」という。)第3条第1項に規定する課税証明書等であって，保護者等の収入状況を明らかにすることのできる書類をいう。

4　この要項において「事務処理システム」とは，申請，支給可否の判定及び支給額の算出を行う機能並びに就学支援金の支給状況の記録等を有するシステムをいう。事務処理システムでは個人番号は扱わず，情報連携により照会した税額情報を記録することによって支給可否の判定及び支給額の算出を行う。

5　この要項において「申請書等」とは，申請者等が就学支援金の受給資格の認定を受けるために提出する書類一式であって，次の各号に掲げるものをいう。ただし，申請者等がインターネット経由での電子申請を行った場合は，第1号の書類の提出を不要とする。

6　この要項において「個人番号登録ツール」とは，申請者等から提出された特定個人情報を転記するエクセルマクロツールをいう。

7　この要項において「個人番号関係事務」とは，法の定めにより，申請者等から特定個人情報の提供を受け，当該特定個人情報が入力された電子データを作成し，それらを文部科学省へ提供する事務をいう。

8　この要項において「個人番号関係事務実施者」とは，個人番号関係事務を処理する事務取扱責任者及び事務取扱担当者並びに個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

9　前各号に掲げるもののほか，この要項における用語の定義は，国立大学法人東京工業大学個人情報保護規程(令和4年規程第7号)及び管理規程第2条の定めるところによる。

2　郵送により特定個人情報を受領する場合は，事務取扱担当者は，差出人に対して，書留等の追跡可能な移送手段の利用を推奨し，宛先を周知するものとする。

3　特定個人情報を受領したときは，事務取扱担当者は，受領年月日，受領者の氏名，その他必要な事項を別に定める特定個人情報管理簿(以下「管理簿」という。)に記入するものとする。

2　申請者等本人の個人番号の提供を受ける場合の身元確認は，次の各号に掲げる方法によって行う。

3　申請者等本人の個人番号の提供を受ける場合の番号確認は，申請者等に対して，個人番号カード等の写しの提出を求め行うものとする。

4　申請者等の保護者等の個人番号の提供を受ける場合の身元確認は，次の各号に掲げる方法によって行う。

5　前項第3号の場合において，当該保護者等の一方の身元確認書類の提示又は写しの提出がない場合は，当該保護者等のもう一方が個人番号関係事務実施者として当該保護者等の一方を知覚し，認識することにより身元確認を行うことができる。

6　申請者等の保護者等の個人番号の提供を受ける場合の番号確認は，申請者等又は保護者等に対して，当該保護者等の個人番号カード等の写しの提出を求め行うものとする。

2　申請及び届出事務については，以下の手順により行う。

2　事務取扱担当者は，前条第2項第3号に規定する事務を行う場合は，転記した個人番号情報に誤りがないか等について，事務取扱責任者の確認を受けた上で，個人番号を含む書類等(第3条に定める書類及び電子ファイルをいう。)を特定個人情報ファイルとして管理するものとする。

2　事務取扱担当者は，特定個人情報ファイルを，第三者が取り扱うことができないよう，施錠可能な書棚等への保管又はアクセス制御の実施等の物理的及び技術的安全管理措置を講じた上で保存するものとする。

3　事務取扱担当者は，文書書類として保有する特定個人情報ファイルについては，当該特定個人情報ファイルの内容，簿冊数等を明瞭かつ正確に管理するため，簿冊の背表紙に名称及び番号を振る等の措置を講じるものとする。

4　事務取扱担当者は，電磁的記録媒体に記録する特定個人情報ファイルについては，当該特定個人情報ファイルの内容，ファイル数を明瞭かつ正確に管理するため，ファイル名に名称及び番号を振る等の措置を講じるものとする。なお，当該特定個人情報ファイルを保存するときには，英大文字小文字，数字及び記号を複雑に組み合わせた10桁以上のパスワードを設定し，当該パスワードの読取防止等の措置を講ずるものとする。

2　前項第2号により提出する電子データについては，英大文字小文字，数字及び記号を複雑に組み合わせた10桁以上のパスワードを用いた暗号化を施すものとする。

3　事務取扱担当者は，第1項の書類等を郵送する場合においては，受領した事実を証明可能であり，かつ書留等の配送中の紛失等が生じた場合の責任の所在が明確となる方法により，文部科学省が指定する宛先へ送付するものとし，到着予定日を事前に文部科学省担当者へ連絡するものとする。

4　事務取扱担当者は，第1項の書類等を持参する場合においては，施錠可能な搬送容器を使用するものとし，持参日時を事前に文部科学省担当者へ連絡のうえ，直接手渡すものとする。

5　前項の場合において，第1項第1号の書類は，封緘，目隠しシールの貼付を行うものとする。

2　前項における廃棄を外部に委託する場合は，委託先による廃棄を証明する記録等を受領した上で管理簿及び電子ファイル管理簿に記載し，保護管理者の確認を受けるものとする。

2　事務取扱担当者は，提出した書類等の受領を確認した旨の連絡を文部科学省から受けた後，第3条第2号に規定する電子データを削除し，その廃棄の状況を電子ファイル管理簿に記録した上で，当該廃棄の記録を文部科学省に電子メールにて送付するものとする。

3　前2項に基づき電子メールを送付するに当たっては，電子データを英大文字小文字，数字及び記号を複雑に組み合わせた10桁以上のパスワードを用いた暗号化を施し，誤送信に注意した上で文部科学省に送信するものとし，当該電子データのパスワードは，別の電子メールで送信するものとする。

4　前3項による記録は，附属高校において必要と認める場合に，適切に保存するものとする。

この要項は，令和元年5月10日から施行する。

この要項は，令和4年4月1日から施行する。