(趣旨)

第1条　この要領は、国立大学法人東京科学大学法人文書管理規程(令和6年規程第11号)第14条の規定に基づき、国立大学法人東京科学大学(以下「大学」という。)における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資するため、必要な事項を定めるものとする。

(紙文書の保存場所及び方法)

第2条　紙文書の法人文書ファイル等の事務室における保存場所及び方法は、次に掲げるとおりとする。

第3条　紙文書の法人文書ファイル等の書庫等における保存場所及び方法は、次に掲げるとおりとする。

第4条　前2条の規定にかかわらず、機密性の高い紙文書の法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫又は保管庫等に保存し、不正な持ち出し及び盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(ファイリング用具、書棚の表示及び所在管理)

第5条　ファイリング用具の見出し及び背表紙の表示については、別紙様式のとおりとする。

第6条　書棚は、法人文書ファイル等の所在を明らかにするため、棚番号を付すとともに、法人文書ファイル等にも同一の番号を付し、所在管理を行う。

(電子文書の保存場所及び方法)

第7条　電子文書は、紙文書と同様に、年度ごとにまとめて法人文書ファイル等とし、文書の改ざん、漏えい等の防止等の観点から、適切なアクセス制限を行う。

第8条　保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方式で保存する。

第9条　電子文書は、国立大学法人東京科学大学情報セキュリティ規則(令和6年規則第70号)の規定に従い、必要に応じてパスワードの設定、暗号化、電子署名の付与等を行うとともに、バックアップを保存する。

(引継手続)

第10条　文書管理者が異動する場合の法人文書ファイル等の引継手続については、当該法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぐものとする。

第11条　組織が新設、改正又は廃止される場合の法人文書ファイル等の引継手続については、組織の所掌事務の変更に従って新しい部署又は引き継ぐ部署にもれなく引き継がなければならない。

(その他適切な保存を確保するための措置)

第12条　ファイリング用具の見出し、背表紙等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。