(趣旨)

第1条　この細則は、国立大学法人東京科学大学個人情報保護規程(令和6年規程第176号。以下「規程」という。)第10条第2項、第21条第2項、第71条第2項及び第73条第3項の規定に基づき、国立大学法人東京科学大学(以下「大学」という。)における個人データ(国立大学法人東京科学大学特定個人情報管理細則(令和6年細則第70号)に基づき管理する個人情報を除く。以下同じ。)、仮名加工情報等、東京科学大学匿名加工情報等及び匿名加工情報(以下「個人データ等」という。)の適切な管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この細則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総括保護管理者)

第3条　大学に、総括保護管理者を1人置き、理事長が指名する理事をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　個人データ等を取り扱う部局等(以下「管理部署」という。)に、保護管理者を1人置き、当該部局等の長をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　個人データ等を取り扱う各管理部署に保護担当者を1人又は複数人置き、当該管理部署の保護管理者が指名する者(病院にあっては別に定める者)をもって充てる。

(監査責任者)

第6条　大学に、監査責任者を1人置き、監査室長をもって充てる。

(情報公開・個人情報保護委員会)

第7条　総括保護管理者は、個人データ等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、保護規程第77条に規定する情報公開・個人情報保護委員会を必要に応じ開催することができる。

(教育研修)

第8条　総括保護管理者は、個人データ等の取扱いに従事する役職員等に対し、個人データ等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を定期的に行うものとする。

(役職員等の責務)

第9条　役職員等は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人データ等を取り扱わなければならない。

(正確性の確保等)

第10条　保護管理者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報データベース等への個人情報の入力時の照合及び確認並びに誤り等を発見した場合の訂正等の手続の整備、記録事項の更新、保存期間の設定等を行うことにより、個人データ等を正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等にアクセスする権限を有する役職員等の範囲と権限の内容を、当該役職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

(複製等の制限)

第12条　役職員等が業務上の目的で個人データ等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、役職員等は、保護管理者の指示に従い行う。

(媒体の管理等)

第13条　役職員等は、保護管理者の指示に従い、個人データ等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第14条　役職員等は、個人データ等又は個人データ等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データ等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(個人データ等の取扱状況の記録)

第15条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、個人データ等が記載又は記録された書類、媒体等の持ち運び等の状況その他の個人データ等の取扱状況について記録する。

(アクセス制御)

第16条　保護管理者は、個人データ等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第24条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第17条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第18条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人データ等への不適切なアクセスの監視のため、個人データ等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定し、及び当該設定を定期的に確認する等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第19条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第20条　保護管理者は、個人データ等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第21条　保護管理者は、不正プログラムによる個人データ等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける個人データ等の処理)

第22条　役職員等は、個人データ等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を遅滞なく消去する。

(暗号化)

第23条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第24条　役職員等は、情報システムで取り扱う個人データ等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人データ等の内容の確認、既存の個人データ等との照合等を行う。

(バックアップ)

第25条　保護管理者は、個人データ等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第26条　保護管理者は、個人データ等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第27条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第28条　保護管理者は、個人データ等を取り扱う機器の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第29条　役職員等は、端末の使用に当たっては、個人データ等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第30条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体(以下「外部電磁的記録媒体」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(入退管理)

第31条　保護管理者は、個人データ等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の役職員等の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第32条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(外国にある第三者への個人データの提供)

第33条　保護管理者は、規程第14条第1項各号に掲げる場合を除き、外国(別表に定めるものを除く。以下この条において同じ。)にある第三者(個人情報の取扱いに係る国際的な枠組みに基づく認定を受けているものを除く。以下この条において同じ。)へ個人データを提供するときは、原則として、当該第三者における当該個人データの取扱いについて、規程の規定の趣旨に沿った措置(以下「相当措置」という。)の実施が確保されていることについての書面(電磁的記録の提供による方法を含む。以下同じ。)を、当該第三者との間で取り交わすものとする。

(個人データの提供に係る記録の作成等)

第34条　保護管理者は、個人データを第三者に提供した場合であって、規程第16条に基づき当該提供の記録を作成するときは、原則として、次に掲げる事項の記録を作成するものとする。

第35条　保護管理者は、第三者から個人データの提供を受ける場合であって、規程第17条第3項に基づき当該提供を受けた記録を作成するときは、原則として、次に掲げる事項の記録を作成するものとする。

第36条　保護管理者は、規程第65条の規定(同規程第68条において準用する場合を含む。)により、東京科学大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から第62条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた東京科学大学匿名加工情報の適正な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認する。

(業務の委託等)

第37条　個人データ(仮名加工情報等を含む。以下この条、次条及び第47条において同じ。)の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、当該個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対して必要な措置を講ずる。この場合において、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人データの管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(事案の報告)

第38条　個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した役職員等は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告する。

(重大な事案の報告等)

第39条　総括保護管理者は、前条に定めるもののほか、次に掲げる重大な個人データの漏えい等事案が発生した場合(発生したおそれがある場合も含む。以下この条及び次条において同じ。)は、保護法第8条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、大学が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「施行規則」という。)第9条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。

(再発防止措置)

第40条　保護管理者は、前2条に定める事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第41条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人データの本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第42条　監査責任者は、個人データ等の適切な管理を検証するため、第3条から前条までに規定する措置の状況を含む大学における個人データ等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第43条　保護管理者は、各管理部署における個人データ等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第44条　総括保護管理者、保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人データ等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第45条　大学は、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、関係省庁と緊密に連携して、個人データの適切な管理を行う。

第46条　個人情報ファイルを保有する管理部署の保護管理者は、当該個人情報ファイルについて、次に掲げる事項を記録した部局等個人情報ファイル管理簿を作成し、その管理を行うものとする。

第47条　保護管理者は、役職員等が外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

第48条　この細則に定めるもののほか、大学における個人情報の管理に関し必要な事項は、別に定める。