○国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程

平成17年4月1日

規程第6号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第8条)

第3章 教育研修(第9条)

第4章 職員等の責務(第10条)

第5章 個人データの取扱い(第11条―第16条)

第6章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第31条)

第7章 情報システム室等の安全管理(第32条・第33条)

第8章 個人データの提供及び業務の委託等(第34条―第38条)

第9章 安全確保上の問題への対応(第39条―第42条)

第10章 監査及び点検の実施(第43条―第45条)

第11章 関係省庁との連携(第46条)

第12章 部局等個人情報ファイル管理簿の整備(第47条)

第13章 雑則(第48条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,国立大学法人東京工業大学個人情報保護規程(令和4年規程第7号。以下「保護規程」という。)第10条第2項の規定に基づき,国立大学法人東京工業大学(以下「大学」という。)における個人データ(国立大学法人東京工業大学特定個人情報管理規程(平成28年規程第1号)に基づき管理する個人情報を除く。)の適切な管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「部局等」とは,各学院,リベラルアーツ研究教育院,科学技術創成研究院,国際先駆研究機構(各先駆研究組織を除く。),各先駆研究組織,附属科学技術高等学校,附属図書館,各共通教育組織,各共通支援組織,大学院の各研究科(大学院理工学研究科を除く。),大学院理工学研究科の各学系,各学部,事務局の各課等及びオープンファシリティセンター等をいう。

2 この規程において「職員等」とは,大学の役員及び職員(無期雇用職員,有期雇用職員及び非常勤講師(雇用)を含む。)並びに派遣労働者(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第26条第1項に規定する労働者派遣契約に基づき大学の業務に従事する者をいう。)であって,個人データの取扱いに従事する者をいう。

3 前2項に定めるもののほか,この規程における用語の定義は,保護規程の定めるところによる。

第2章 管理体制

(総括保護管理者)

第3条 大学に,総括保護管理者を1人置き,学長が指名する理事・副学長をもって充てる。

2 総括保護管理者は,大学における個人データの管理に関する事務を総括する。

(保護管理者)

第4条 個人データを取り扱う部局等(以下「管理部署」という。)に,保護管理者を1人置き,当該管理部署の長をもって充てる。

2 保護管理者は,各管理部署における個人データの適切な管理を確保する。

3 保護管理者は,前項の管理の確保にあたり,個人データを情報システムで取り扱う場合,当該情報システムの管理者と連携するものとする。

(保護担当者)

第5条 個人データを取り扱う各管理部署に,当該管理部署の保護管理者が指名する保護担当者を1人又は複数人置く。

2 保護担当者は,保護管理者を補佐し,各管理部署における個人データの管理に関する事務を担当する。

第6条 削除

(監査責任者)

第7条 大学に,監査責任者を1人置き,学長が指名する監事をもって充てる。

2 監査責任者は,個人データの管理の状況について監査する。

(情報公開・個人情報保護委員会)

第8条 総括保護管理者は,個人データの管理に係る重要事項の決定,連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは,保護規程第77条に規定する情報公開・個人情報保護委員会を必要に応じ開催することができる。

第3章 教育研修

(教育研修)

第9条 総括保護管理者は,個人データの取扱いに従事する職員等に対し,個人データの取扱いについて理解を深め,個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は,個人データを取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し,個人データの適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 総括保護管理者は,保護管理者及び保護担当者に対し,管理部署の現場における個人データの適切な管理のための教育研修を実施する。

4 保護管理者は,当該管理部署の職員等に対し,個人データの適切な管理のために,総括保護管理者の実施する教育研修その他の教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第4章 職員等の責務

(職員等の責務)

第10条 職員等は,法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者,保護管理者及び保護担当者の指示に従い,個人データを取り扱わなければならない。

第5章 個人データの取扱い

(正確性の確保等)

第11条 保護管理者は,利用目的の達成に必要な範囲内において,個人情報データベース等への個人情報の入力時の照合及び確認並びに誤り等を発見した場合の訂正等の手続きの整備,記録事項の更新,保存期間の設定等を行うことにより,個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

(アクセス制限)

第12条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等),要配慮個人情報の有無,漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて,当該個人データにアクセスする権限を有する職員等の範囲と権限の内容を,当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

2 アクセス権限を有しない職員等は,個人データにアクセスしてはならない。

3 職員等は,アクセス権限を有する場合であっても,業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第13条 職員等が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても,保護管理者は,次に掲げる行為については,当該個人データの秘匿性等その内容に応じて,当該行為を行うことができる場合を限定し,職員等は,保護管理者の指示に従い行う。

 個人データの複製

 個人データの送信

 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し

 その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(媒体の管理等)

第14条 職員等は,保護管理者の指示に従い,個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫への保管,施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条 職員等は,個人データ又は個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(個人データの取扱状況の記録)

第16条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,台帳等を整備して,当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

第6章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第17条 保護管理者は,個人データ(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第25条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて,パスワード等(パスワード,ICカード,生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は,前項の措置を講ずる場合には,パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに,パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第18条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,当該個人データへのアクセス状況を記録し,その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し,及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は,アクセス記録の改ざん,窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第19条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて,当該個人データへの不適切なアクセスの監視のため,個人データを含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定し,及び当該設定を定期的に確認する等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第20条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため,当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条 保護管理者は,個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため,ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第22条 保護管理者は,不正プログラムによる個人データの漏えい,滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため,ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消,把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける個人データの処理)

第23条 職員等は,個人データについて,一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には,その対象を必要最小限に限り,処理終了後は不要となった情報を遅滞なく消去する。

2 保護管理者は,職員等が前項の処理を行う場合,個人データの秘匿性等その内容に応じて,随時,消去等の実施状況を重点的に確認する。

(暗号化)

第24条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,暗号化のために必要な措置を講ずる。

2 職員等は,前項の規定により保護管理者が講じた措置を踏まえて,個人データを処理し,当該個人データの秘匿性等その内容に応じて,適切に暗号化を行う。

(入力情報の照合等)

第25条 職員等は,情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて,入力原票と入力内容との照合,処理前後の当該個人データの内容の確認,既存の個人データとの照合等を行う。

(バックアップ)

第26条 保護管理者は,個人データの重要度に応じて,バックアップを作成し,分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第27条 保護管理者は,個人データに係る情報システムの設計書,構成図等の文書について外部に知られることがないよう,その保管,複製,廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第28条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第29条 保護管理者は,端末の盗難又は紛失の防止のため,端末の固定,執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

2 職員等は,保護管理者が必要があると認めるときを除き,端末を外部へ持ち出し,又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第30条 職員等は,端末の使用に当たっては,個人データが第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第31条 保護管理者は,個人データの秘匿性等その内容に応じて,当該個人データの漏えい等の防止のため,スマートフォン,USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体(以下「外部電磁的記録媒体」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

第7章 情報システム室等の安全管理

(入退管理)

第32条 保護管理者は,個人データを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに,用件の確認,入退の記録,部外者についての識別化,部外者が立ち入る場合の職員等の立会い又は監視設備による監視,外部電磁的記録媒体等の持込み,利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また,個人データを記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合において,必要があると認めるときは,同様の措置を講ずる。

2 保護管理者は,必要があると認めるときは,情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化,所在表示の制限等の措置を講ずる。

3 保護管理者は,情報システム室等及び保管施設の入退の管理について,必要があると認めるときは,立入りに係る認証機能を設定し,及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。),パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第33条 保護管理者は,外部からの不正な侵入に備え,情報システム室等に施錠装置,警報装置,監視設備の設置等の措置を講ずる。

2 保護管理者は,災害等に備え,情報システム室等に,耐震,防火,防煙,防水等の必要な措置を講ずるとともに,サーバ等の機器の予備電源の確保,配線の損傷防止等の措置を講ずる。

第8章 個人データの提供及び業務の委託等

(外国にある第三者への個人データの提供)

第34条 保護管理者は,保護規程第14条第1項各号に掲げる場合を除き,外国(別表に定めるものを除く。以下この条において同じ。)にある第三者(個人情報の取扱いに係る国際的な枠組みに基づく認定を受けているものを除く。以下この条において同じ。)へ個人データを提供するときは,原則として,当該第三者における当該個人データの取扱いについて,保護規程の規定の趣旨に沿った措置(以下「相当措置」という。)の実施が確保されていることについての書面(電磁的記録の提供による方法を含む。以下同じ。)を,当該第三者との間で取り交わすものとする。

2 保護管理者は,前項の規定により個人データを外国にある第三者へ提供したときは,当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するため,次に掲げる措置を講ずるものとする。

 当該第三者による相当措置の実施状況並びに当該相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその内容を,適切かつ合理的な方法により,定期的に確認すること。

 当該第三者による相当措置の実施に支障が生じたときは,必要かつ適切な措置を講ずるとともに,当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは,個人データの当該第三者への提供を停止すること。

(個人データの提供に係る記録の作成等)

第35条 保護管理者は,個人データを第三者に提供した場合であって,保護規程第16条に基づき当該提供の記録を作成するときは,原則として,次に掲げる事項の記録を作成するものとする。

 保護規程第14条第1項又は第15条第1項の本人の同意を得ている旨

 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては,その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては,その代表者又は管理人)の氏名(不特定かつ多数の者に対して提供したときは,その旨)

 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

 当該個人データの項目

2 保護管理者は,原則として,前項に規定する書面を作成した日から当該記録を3年間保管しなければならない。ただし,他の法令等により別段の定めがある場合は,この限りでない。

第36条 保護管理者は,第三者から個人データの提供を受ける場合であって,保護規程第17条第3項に基づき当該提供を受けた記録を作成するときは,原則として,次に掲げる事項の記録を作成するものとする。

 法第27条第1項又は法第28条第1項の本人の同意を得ている旨

 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては,その代表者の氏名

 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

 当該個人データの項目

2 保護管理者は,原則として,前項に規定する書面を作成した日から当該記録を3年間保管しなければならない。ただし,他の法令等により別の定めがある場合は,この限りでない。

第37条 保護管理者は,保護規程第65条の規定(同規程第68条において準用する場合を含む。)により,東京工業大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から第62条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた東京工業大学匿名加工情報の適正な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは,直ちに総括保護管理者に報告するとともに,当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認する。

(業務の委託等)

第38条 個人データの取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には,当該個人データの安全管理が図られるよう,委託先に対して必要な措置を講ずる。また,契約書に,次に掲げる事項を明記するとともに,委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制,個人データの管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

 個人データに関する秘密保持,目的外利用の禁止等の義務

 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下本号及び第3項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

 個人データの複製等の制限に関する事項

 個人データの漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

 委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項

 違反した場合における契約解除,損害賠償責任その他必要な事項

2 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて,委託先における管理体制及び実施体制並びに個人データの管理の状況について,少なくとも年1回以上,原則として実地検査により確認する。ただし,実地検査を行うことに支障がある場合は,委託先からの報告書及び関係書類等の検査をもってこれに代えることができる。

3 委託先において,個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には,委託先に第1項の措置を講じさせるとともに,再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて,委託先を通じて又は大学が前項の措置を実施する。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には,労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人データの取扱いに関する事項を明記する。

5 個人データを提供又は業務委託する場合には,漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から,提供先の利用目的,委託する業務の内容,個人データの秘匿性等その内容などを考慮し,必要に応じ,氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。

第9章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告)

第39条 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に,その事案等を認識した職員等は,直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告する。

2 保護管理者は,被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし,外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜く等,被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については,直ちに行う(職員等に行わせることを含む。)ものとする。

3 保護管理者は,事案の発生した経緯,被害状況等を調査し,総括保護管理者に報告する。ただし,特に重大と認める事案が発生した場合には,直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

4 総括保護管理者は,前項の規定に基づく報告を受けた場合には,事案の内容等に応じて,当該事案の内容,経緯,被害状況等を学長に速やかに報告する。

(重大な事案の報告等)

第40条 総括保護管理者は,前条に定めるもののほか,次に掲げる重大な個人データの漏えい等事案が発生した場合(発生したおそれがある場合も含む。以下この条及び次条において同じ。)は,保護規程第13条に定めるところにより,個人情報保護委員会に対し,速やかに報告を行わなければならない。

 要配慮個人情報が含まれる場合

 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある場合

 不正の目的をもって行われたおそれがある場合

 本人の数が千人を超える場合

2 前各号に定める事案が発生した場合は,総括保護管理者は,本人に対し,当該事態が生じた旨を通知しなければならない。

(再発防止措置)

第41条 保護管理者は,前2条に定める事案の発生した原因を分析し,再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第42条 総括保護管理者は,事案の内容,影響等に応じて,事実関係及び再発防止策の公表,当該事案に係る個人データの本人への対応等の措置を講ずる。

2 総括保護管理者は,公表を行う事案については,当該事案の内容,経緯,被害状況等について,速やかに関係省庁に情報提供を行う。

第10章 監査及び点検の実施

(監査)

第43条 監査責任者は,個人データの適切な管理を検証するため,第3条から前条までに規定する措置の状況を含む大学における個人データの管理の状況について,定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い,その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第44条 保護管理者は,各管理部署における個人データの記録媒体,処理経路,保管方法等について,定期に及び必要に応じ随時に点検を行い,必要があると認めるときは,その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第45条 総括保護管理者及び保護管理者等は,監査又は点検の結果等を踏まえ,実効性等の観点から個人データの適切な管理のための措置について評価し,必要があると認めるときは,その見直し等の措置を講ずるものとする。

第11章 関係省庁との連携

(関係省庁等との連携)

第46条 大学は,「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ,関係省庁と緊密に連携して,個人データの適切な管理を行う。

第12章 部局等個人情報ファイル管理簿の整備

(部局等個人情報ファイル管理簿の整備)

第47条 個人情報ファイルを保有する管理部署の保護管理者は,当該個人情報ファイルについて,次に掲げる事項を記録した部局等個人情報ファイル管理簿を作成し,その管理を行うものとする。

 個人情報ファイルの名称

 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる管理部署の名称

 個人情報ファイルの利用目的

 個人情報ファイルに記録される項目及び本人(他の個人の氏名,生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。)として個人情報ファイルに記録される個人の範囲

 個人情報ファイルに記録される個人情報(以下「記録情報」という。)の収集方法

 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは,その旨

 記録情報を大学以外の者に経常的に提供する場合には,その提供先

 その他総括保護管理者が必要と認める事項

2 前項に規定する部局等個人情報ファイル管理簿は,各管理部署で一の帳簿とする。

第13章 雑則

(雑則)

第48条 この規程に定めるもののほか,大学における個人情報の管理に関し必要な事項は,別に定める。

附 則

この規程は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平23.3.17程6)

この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平24.11.2程22)

この規程は,平成24年11月2日から施行する。

附 則(平27.3.20程5)

この規程は,平成27年3月20日から施行する。

附 則(平28.1.8程2)

この規程は,平成28年1月8日から施行する。

附 則(平28.3.4程22)

この規程は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平28.11.7程38)

この規程は,平成28年11月7日から施行する。

附 則(平29.6.16程19)

この規程は,平成29年6月16日から施行し,改正後の国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程の規定は,平成29年5月30日から適用する。

附 則(平31.3.15程8)

この規程は,平成31年4月1日から施行する。

附 則(令2.2.21程2)

この規程は,令和2年4月1日から施行する。

附 則(令4.3.7程8)

この規程は,令和4年4月1日から施行する。

別表

アイスランド,アイルランド,イタリア,英国,エストニア,オーストリア,オランダ,キプロス,ギリシャ,クロアチア,スウェーデン,スペイン,スロバキア,スロベニア,チェコ,デンマーク,ドイツ,ノルウェー,ハンガリー,フィンランド,フランス,ブルガリア,ベルギー,ポーランド,ポルトガル,マルタ,ラトビア,リトアニア,リヒテンシュタイン,ルーマニア及びルクセンブルク

国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程

平成17年4月1日 規程第6号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
[全学規則]/第2編
沿革情報
平成17年4月1日 規程第6号
平成23年3月17日 規程第6号
平成24年11月2日 規程第22号
平成27年3月20日 規程第5号
平成28年1月8日 規程第2号
平成28年3月4日 規程第22号
平成28年11月7日 規程第38号
平成29年6月16日 規程第19号
平成31年3月15日 規程第8号
令和2年2月21日 規程第2号
令和4年3月7日 規程第8号