○国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程

平成17年4月1日

規程第6号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第8条)

第3章 教育研修(第9条)

第4章 職員の責務(第10条)

第5章 保有個人情報の取扱い(第11条―第16条)

第6章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第27条の2)

第7章 情報システム室等の安全管理(第28条・第29条)

第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第30条・第31条)

第9章 安全確保上の問題への対応(第32条・第33条)

第10章 監査及び点検の実施(第34条―第36条)

第11章 関係省庁との連携(第36条の2)

第12章 部局等個人情報ファイル管理簿の整備(第37条)

第13章 雑則(第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,国立大学法人東京工業大学個人情報保護規程(平成17年規程第5号。以下「保護規程」という。)第7条第3項の規定に基づき,国立大学法人東京工業大学(以下「大学」という。)の保有する個人情報(国立大学法人東京工業大学特定個人情報管理規程(平成28年規程第1号)に基づき管理する個人情報を除く。)の適切な管理に関し必要な事項を定めるものとする。

2 大学の保有する個人情報の管理については,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「法」という。)その他の法令等に別段の定めがあるもののほか,この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において「部局等」とは,各学院,リベラルアーツ研究教育院,科学技術創成研究院,各研究拠点組織,附属科学技術高等学校,附属図書館,各共通教育組織,各共通支援組織,大学院の各研究科(大学院理工学研究科を除く。),大学院理工学研究科の各学系,各学部,事務局の各課等及び技術部等をいう。

2 前項に定めるもののほか,この規程における用語の定義は,保護規程第2条の定めるところによる。

第2章 管理体制

(総括保護管理者)

第3条 大学に,総括保護管理者を1人置き,学長が指名する理事・副学長をもって充てる。

2 総括保護管理者は,大学における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。

(保護管理者)

第4条 保有個人情報を取り扱う部局等(以下「管理部署」という。)に,保護管理者を1人置き,当該管理部署の長をもって充てる。

2 保護管理者は,各管理部署における保有個人情報の適切な管理を確保する。

3 保護管理者は,前項の管理の確保にあたり,保有個人情報を情報システムで取り扱う場合,当該情報システムの管理者と連携するものとする。

(保護担当者)

第5条 保有個人情報を取り扱う各管理部署に,当該管理部署の保護管理者が指名する保護担当者を1人又は複数人置く。

2 保護担当者は,保護管理者を補佐し,各管理部署における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。

第6条 削除

(監査責任者)

第7条 大学に,監査責任者を1人置き,学長が指名する監事をもって充てる。

2 監査責任者は,保有個人情報の管理の状況について監査する。

(情報公開・個人情報保護委員会)

第8条 総括保護管理者は,保有個人情報の管理に係る重要事項の決定,連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは,保護規程第12条に規定する情報公開・個人情報保護委員会を必要に応じ開催することができる。

第3章 教育研修

(教育研修)

第9条 総括保護管理者は,保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第26条第1項に規定する労働者派遣契約に基づき大学の業務に従事する者をいう。)を含む。以下同じ。)に対し,保有個人情報の取扱いについて理解を深め,個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は,保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し,保有個人情報の適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 総括保護管理者は,保護管理者及び保護担当者に対し,管理部署の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。

4 保護管理者は,当該管理部署の職員に対し,保有個人情報の適切な管理のために,総括保護管理者の実施する教育研修その他の教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第4章 職員の責務

(職員の責務)

第10条 職員は,法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者,保護管理者及び保護担当者の指示に従い,保有個人情報を取り扱わなければならない。

第5章 保有個人情報の取扱い

(アクセス制限)

第11条 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を,当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

2 アクセス権限を有しない職員は,保有個人情報にアクセスしてはならない。

3 職員は,アクセス権限を有する場合であっても,業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第12条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても,保護管理者は,次の各号に掲げる行為については,当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該行為を行うことができる場合を限定し,職員は,保護管理者の指示に従い行う。

 保有個人情報の複製

 保有個人情報の送信

 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

 その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第13条 職員は,保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には,保護管理者の指示に従い,訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第14条 職員は,保護管理者の指示に従い,保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫への保管,施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条 職員は,保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第16条 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,台帳等を整備して,当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

第6章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第17条 保護管理者は,保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第22条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて,パスワード等(パスワード,ICカード,生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は,前項の措置を講ずる場合には,パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに,パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第18条 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し,その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し,及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は,アクセス記録の改ざん,窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第18条の2 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて,当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため,保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定し,及び当該設定を定期的に確認する等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第18条の3 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため,当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第19条 保護管理者は,保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため,ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第20条 保護管理者は,不正プログラムによる保有個人情報の漏えい,滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため,ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消,把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第20条の2 職員は,保有個人情報について,一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には,その対象を必要最小限に限り,処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。

2 保護管理者は,職員が前項の処理を行う場合,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,随時,消去等の実施状況を重点的に確認する。

(暗号化)

第21条 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,暗号化のために必要な措置を講ずる。

2 職員は,前項の規定により保護管理者が講じた措置を踏まえて,保有個人情報を処理し,当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,適切に暗号化を行う。

(入力情報の照合等)

第22条 職員は,情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて,入力原票と入力内容との照合,処理前後の当該保有個人情報の内容の確認,既存の保有個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第23条 保護管理者は,保有個人情報の重要度に応じて,バックアップを作成し,分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第24条 保護管理者は,保有個人情報に係る情報システムの設計書,構成図等の文書について外部に知られることがないよう,その保管,複製,廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第25条 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第26条 保護管理者は,端末の盗難又は紛失の防止のため,端末の固定,執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

2 職員は,保護管理者が必要があると認めるときを除き,端末を外部へ持ち出し,又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第27条 職員は,端末の使用に当たっては,保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第27条の2 保護管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報の漏えい等の防止のため,スマートフォン,USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体(以下「外部電磁的記録媒体」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

第7章 情報システム室等の安全管理

(入退管理)

第28条 保護管理者は,保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに,用件の確認,入退の記録,部外者についての識別化,部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視,外部電磁的記録媒体等の持込み,利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また,保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合において,必要があると認めるときは,同様の措置を講ずる。

2 保護管理者は,必要があると認めるときは,情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化,所在表示の制限等の措置を講ずる。

3 保護管理者は,情報システム室等及び保管施設の入退の管理について,必要があると認めるときは,立入りに係る認証機能を設定し,及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。),パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第29条 保護管理者は,外部からの不正な侵入に備え,情報システム室等に施錠装置,警報装置,監視設備の設置等の措置を講ずる。

2 保護管理者は,災害等に備え,情報システム室等に,耐震,防火,防煙,防水等の必要な措置を講ずるとともに,サーバ等の機器の予備電源の確保,配線の損傷防止等の措置を講ずる。

第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等

(保有個人情報の提供)

第30条 保護管理者は,法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,原則として,提供先における利用目的,利用する業務の根拠法令,利用する記録範囲及び記録項目,利用形態等について書面を取り交わす。

2 保護管理者は,法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,安全確保の措置を要求するとともに,必要があると認めるときは,提供前又は随時に実地の調査等を行い,措置状況を確認してその結果を記録するとともに,改善要求等の措置を講ずる。

3 保護管理者は,法第9条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において,必要があると認めるときは,前2項に規定する措置を講ずる。

第30条の2 保護管理者は,保護規程第47条の8の規定(同規程第47条の11において準用する場合を含む。)により,保有非識別加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から第47条の5第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた保有非識別加工情報の適正な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは,直ちに総括保護管理者に報告するとともに,当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認する。

(業務の委託等)

第31条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう,必要な措置を講ずる。また,契約書に,次に掲げる事項を明記するとともに,委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制,個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

 個人情報に関する秘密保持,目的外利用の禁止等の義務

 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

 個人情報の複製等の制限に関する事項

 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

 違反した場合における契約解除,損害賠償責任その他必要な事項

2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,委託先における個人情報の管理の状況について,年1回以上の定期的検査等により確認する。

3 委託先において,保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には,委託先に第1項の措置を講じさせるとともに,再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,委託先を通じて又は大学が前項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には,労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。

第9章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第32条 保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に,その事案等を認識した職員は,直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告する。

2 保護管理者は,被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし,外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜く等,被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については,直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。

3 保護管理者は,事案の発生した経緯,被害状況等を調査し,総括保護管理者に報告する。ただし,特に重大と認める事案が発生した場合には,直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

4 総括保護管理者は,前項の規定に基づく報告を受けた場合には,事案の内容等に応じて,当該事案の内容,経緯,被害状況等を学長に速やかに報告する。

5 総括保護管理者は,事案の内容等に応じて,事案の内容,経緯,被害状況等について,関係省庁に対し,速やかに情報提供を行う。

6 保護管理者は,事案の発生した原因を分析し,再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第33条 総括保護管理者は,事案の内容,影響等に応じて,事実関係及び再発防止策の公表,当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。

2 総括保護管理者は,公表を行う事案については,当該事案の内容,経緯,被害状況等について,速やかに関係省庁に情報提供を行う。

第10章 監査及び点検の実施

(監査)

第34条 監査責任者は,保有個人情報の適切な管理を検証するため,第3条から前条までに規定する措置の状況を含む大学における保有個人情報の管理の状況について,定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い,その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第35条 保護管理者は,各管理部署における保有個人情報の記録媒体,処理経路,保管方法等について,定期に及び必要に応じ随時に点検を行い,必要があると認めるときは,その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第36条 総括保護管理者及び保護管理者等は,監査又は点検の結果等を踏まえ,実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し,必要があると認めるときは,その見直し等の措置を講ずるものとする。

第11章 関係省庁との連携

(関係省庁等との連携)

第36条の2 大学は,「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ,関係省庁と緊密に連携して,その保有する個人情報の適切な管理を行う。

2 保有非識別加工情報及び削除情報に関して,次の各号に掲げるときは,総括保護管理者は,直ちに個人情報保護委員会事務局(個人情報保護委員会事務局組織令(平成27年政令第434号)に定めるものをいう。)に報告する。

 第30条の2の報告を受け,措置の確認を行ったとき。

 第32条第3項の報告を受け,学長に同条第4項の報告を行ったとき。

 第32条第6項及び第33条第1項の措置を講じたとき。

 契約相手方が保護規程第47条の13の規定に基づき,契約を解除しようとするとき及び解除したとき。

第12章 部局等個人情報ファイル管理簿の整備

(部局等個人情報ファイル管理簿の整備)

第37条 個人情報ファイルを保有する管理部署の保護管理者は,当該個人情報ファイルについて,次の各号に掲げる事項を記録した部局等個人情報ファイル管理簿を作成し,その管理を行うものとする。

 個人情報ファイルの名称

 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる管理部署の名称

 個人情報ファイルの利用目的

 個人情報ファイルに記録される項目及び本人(他の個人の氏名,生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。)として個人情報ファイルに記録される個人の範囲

 個人情報ファイルに記録される個人情報(以下「記録情報」という。)の収集方法

 記録情報を大学以外の者に経常的に提供する場合には,その提供先

 その他総括保護管理者が必要と認める事項

2 前項に規定する部局等個人情報ファイル管理簿は,各管理部署で一の帳簿とする。

第13章 雑則

(雑則)

第38条 この規程に定めるもののほか,大学が保有する個人情報の管理に関し必要な事項は,別に定める。

附 則

この規程は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平23.3.17程6)

この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平24.11.2程22)

この規程は,平成24年11月2日から施行する。

附 則(平27.3.20程5)

この規程は,平成27年3月20日から施行する。

附 則(平28.1.8程2)

この規程は,平成28年1月8日から施行する。

附 則(平28.3.4程22)

この規程は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平28.11.7程38)

この規程は,平成28年11月7日から施行する。

附 則(平29.6.16程19)

この規程は,平成29年6月16日から施行し,改正後の国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程の規定は,平成29年5月30日から適用する。

国立大学法人東京工業大学個人情報管理規程

平成17年4月1日 規程第6号

(平成29年6月16日施行)

体系情報
[全学規則]/第2編
沿革情報
平成17年4月1日 規程第6号
平成23年3月17日 規程第6号
平成24年11月2日 規程第22号
平成27年3月20日 規程第5号
平成28年1月8日 規程第2号
平成28年3月4日 規程第22号
平成28年11月7日 規程第38号
平成29年6月16日 規程第19号