(目的)

第1条　この規則は、国立大学法人東京科学大学(以下「大学」という。)における文書の処理について必要な事項を定め、事務処理の適正化及び事務能率の向上を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において「文書」とは、国立大学法人東京科学大学法人文書管理規程(令和6年規程第11号。以下「管理規程」という。)第2条第1項第2号に規定する法人文書のうち、次に掲げるものをいう。

(文書の処理)

第3条　文書の起案、供閲、収受及び発送は、適正かつ迅速に行うものとする。この場合において、特に重要と認められる文書は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。

(文書の収受)

第4条　収受文書は、原則として当該文書に係る事務を所掌する課等の庶務担当グループが、文書担当グループとして処理するものとする。

(法人文書収受発送簿)

第5条　受文書は、親展文書、親展電信及び書留郵便物を除き、文書担当グループにおいて開封し、当該文書に収受番号及び収受年月日を記入するとともに、別紙様式第1号の法人文書収受発送受払簿に記載するものとする。ただし、同種内容の収受文書であって、収受頻度の高いものにあっては、当該文書の件名を簡略化することができる。

(収受文書の配付)

第6条　条第1項の規定により処理された収受文書は、関係グループ等に配付するものとする。

(収受文書の処理)

第7条　条の規定により収受文書の配付を受けた関係グループ等は、起案又は供閲等の方式により、速やかに処理するものとする。

(文書の起案)

第8条　起案は、一案件一起案を原則とし、特に定めるもののほか、別紙様式第2号の原議書又は電子決裁システムを用いなければならない。

(起案文書の区分等)

第9条　起案文書には、件名の最後に括弧書きにより当該文書の内容を区分する簡単な語句を明示しなければならない。

(起案文書の表現)

第10条　起案文書の表現は、文化審議会「公用文作成の考え方(建議)」等による等分かりやすい用字用語により平易な内容で簡潔かつ明瞭なものとする。

(決裁)

第11条　文書の決裁については、この規則に定めるほか、別に定める。

(供閲)

第12条　文書を供閲する場合は、適当な方法によって、関係者の閲覧に供するものとする。

(発送文書の登録)

第13条　起案部課(グループ)等は、決裁を経た起案文書のうち学外に発送を要するものについては、文書担当グループにおいて当該起案文書の記号番号を登録するものとする。

(浄書及び照合)

第14条　前条に規定する手続を終えた発送文書の浄書及び照合は、起案部課(グループ)等において行うものとする。

(文書の訂正)

第15条　国立大学法人東京科学大学公印及び電子署名に関する規則(令和6年規則第3号)第7条の規定により文書を処理するにあたり、公印管守責任者又は公印管守担当者が、発送文書に誤字、脱字その他用語上不適当なものを発見したときは、起案者に連絡の上、訂正させることができる。

(文書の発送)

第16条　文書を学外に発送する場合は、発送準備を起案部課(グループ)等において行うこととし、発送については、各部課等の定める適当な方法により行うものとする。

第17条　秘密文書の指定は、当該秘密文書を管理する管理規程第5条に定める文書管理者が行う。

(発送文書の名義)

第18条　発送文書の名義には、大学名、役員名若しくは事務局長名又は部局にあっては部局名若しくは部局長名を用いるものとする。ただし、その事項の内容、資料又は発送先の関係により、部長名、課長名等を用いることができる。

(発送文書の記号番号)

第19条　発送文書の記号は、別表の区分による。ただし、学内各部局間等の往復文書等にあっては、これを省略するものとする。

第20条　文書の分類、保存及び廃棄等については、管理規程の定めるところにより行うものとする。

第21条　この規則に定めるもののほか、文書の処理に関し必要な事項は、理事長が別に定める。